21 آگوست

چگونه نرم افزار حسابداری مناسب کسب وکار خود را انتخاب کنیم

چگونه نرم افزار حسابداری مناسب کسب وکار خود را انتخاب کنیم؟

نرم افزار حسابداری - نرم افزار مالی
نرم افزار حسابداری – نرم افزار مالی

چگونه نرم افزار حسابداری مناسب با کسب و کار خود را انتخاب کنیم ؟ آیا یک نرم افزار حسابداری رایگان پاسخگوی کار است و یا می بایست مبالغ بسیار زیادی برای یک نرم افزار مالی هزینه کنیم ؟

واقعیت این است که هیچ کدام از این موارد به صورت مطلق درست نیست .

یک نرم افزار حسابداری مناسب می بایست مطابق با نیاز ها ، گستردگی فعالیت و گزارشهای مورد نیاز یک مجموعه باشد .

شما ممکن است برای یک نرم افزار حسابداری مبلغ بسیار زیادی هزینه کرده و یک سیستم جامع و یکپارچه تهیه کنید ولی از آنجائیکه  ممکن است این سیستم مطابق با روند کاری مجموعه شما نباشد میبایست زمان و هزینه زیادی راصرف آموزش کارکنان خود کنید و نهایتا مجبور شوید که رویه کاری خود را تغییر داده و با نرم افزار مالی مطابقت دهید و عملا بسیاری از بخش های نرم افزار هرگز برای شما کارایی نخواهد داشت.

ویا بر عکس ممکن است شما برای اینکه برای نرم افزار هزینه زیادی پرداخت نکنید نرم افزار ارزانتر و یا حتی رایگانی را انتخاب کنید. در این حالت نیز زمان زیادی برای ورود اطلاعات و راه اندازی سیستم صرف میکنید . و نهایتا نتیجه میگرید که میبایست نرم افزار مالی را تغییر دهید.

پس هیچگاه ملاک اصلی خرید یک نرم افزار  گران و یا ارزان بودن یک نرم افزار نیست .هر چند قیمت یکی از عوامل موثر در خرید نرم افزار مالی است و میباید با امکانات آن نرم افزار مطابقت داشته باشد.

در ادامه به روندی  که شما می توانید برای تهیه   خرید بهترین نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خودتان  در نظر داشته باشید اشاره می کنیم :

  1. نیاز سنجی: ابتدا نیازهای مجموعه خود را مشخص کنید . مواردی مانند اینکه چند سیستم قرار است از این نرم افزار استفاده کنند ، آیا نیاز به استفاده اینترنتی از نرم افزار را دارید ؟ آیا این نرم افزار برای گزارشات برون سازمانی نیز مورد استفاده قرار میگیرد و….

اگر شما یک مجموعه بزرگ و دارای  قسمت های مختلف مانند،فروش ،تولید، انبار و…  هستید بهتر است که از مسئول هر قسمت بخواهید که روند کاری و گزارشات مورد نیاز خود را تهیه کنند.

قدم بعدی این است که شما مشخص کنید روند فعالیت مالی مجموعه شما چگونه است ؟ به عنوان مثال اگر شما فعالیت بازرگانی دارید آیا نیاز به نرم افزار های حسابداری ، انبار، فروش و ….. به صورت مستقل دارید و آیا فعالیت شما براساس یک چرخه کنترل شده و یکپارجه در این نرم افزار ها ثبت
می شود و یا تنها نیاز دارید که گزارش های فروش و گردش حساب مشتریان و گردش موجودی کالای خود را داشته باشید .

توجه داشته باشید که پاسخ درست به این سوالات کمک شایانی در انتخاب نرم افزار مناسب با کار شما خواهد کرد و همچنین از صرف هزینه زیاد و یا خرید نرم افزاری که پاسخگوی کار شما نیست جلوگیری می نماید .

 

  1. بررسی نرم افزار های موجود در بازار:

پس از اینکه نیازهای مجموعه به صورت کامل بررسی و طبقه بندی شد نوبت به انتخاب نرم افزار متناسب با این نیازها میرسد.

برای اینکار میتوانید از کمک حسابدارن و مدیران مالی که آشنایی کاملی با نرم افزارهای مالی دارندبهره بگیرید و از آنها بخواهید که حتما چند نرم افزار را برای انتخاب نهایی به شما معرفی کنند.

همچنین میتوانید در اینترنت به جستجوی نرم افزار مالی مورد نظر خود بپردازید و امکانات نرم افزار های موجود در بازار را با نیازهای خود مطابقت دهید.

برای اینکار بهتر است که با شرکت های دارای سابقه در این زمینه تماس گرفته و نیازهای خود را مطرح کنید و در صورت مطابقت کلیات،درخواست جلسه حضوری برای بررسی دقیق خواسته ها نمایید.

 

  1. استفاده آزمایشی و تست نرم افزار قبل از خرید و استقرار نهایی نرم افزار :

پس از جمع بندی نهایی نیازهای مجموعه و  بررسی چندین نرم افزار مالی بهترین گزینه ممکن استفاده آزمایشی از نرم افزار مالی مورد نظر می باشد (در صورت امکان)، بدین شکل که شما روند کاملی از چرخه فعالیت خود را در نرم افزار مورد نظر پیدا می کنید و نهایتا” با بررسی خروجی ها و گزارشات آن نرم افزار و گرفتن تأیید از مدیران مالی و مسئولان هر واحد اقدام به خرید نرم افزار می نمایید .

البته باید توجه داشت که برای دوره آزمایشی کار با نرم افزار نیازی به ورود تمام اطلاعات مجموعه نیست و فقط ورود اطلاعاتی  برای  مشخص نمودن مطابقت نرم افزار  مالی با روند کاری مجموعه کافیست.

دیدگاه خود را بنویسید