چه زمانی باید نرم افزار حسابداری را ارتقا داد

اگر شما صاحب یا کارمند کسب و کار کوچک هستید، احتمالا با استفاده از یک برنامه نرم افزار حسابداری کوچک استفاده می کنید.در ایران، بیش از ۱ میلیون از کسب و کارهای کوچک با  استفاده از برنامه نرم افزار حسابداری کوچک ، دفاتر مالی خود را نگهداری می کنند.

این راه حل نرم افزار حسابداری کوچک و امثال آنها ،به طور کلی انتخاب بسیار عالی برای یک کسب و کار کوچک و یا یک کسب و کار در حال تاسیس و قبل بهره برداری است. آنها ارزان، با پیاده سازی آسان ، آسان برای استفاده و به خوبی پشتیبانی شده می باشند. هر چند، در برخی موارد، به خصوص اگر کسب و کار شما در حال گسترش است و یا در حال تغییر، ممکن است به تدریج به یک نرم افزار حسابداری و یا ERP قوی تر به عنوان راه حل نیاز داشته باشید. چالش اصلی برای بسیاری از کسب و کارها این  است که همیشه آشکار نیست که زمان آن رسیده است یا نه. سیستم های حسابداری شما ممکن است علت  عقب نگه داشتن شرکت شما در جا زدن شما باشدو شما حتی ممکن است آن را متوجه نشوید.

هدف از این مقاله این است به شما در شناسایی اینکه چه  هنگامی شما ممکن است در معرض خطر ماندن بیش از حد طولانی با نرم افزار حسابداری فعلی شما باشید، کمک کند.

۱.تاخیرزمان پردازش : این یکی که بسیار آشکار است. اگر تعداد معاملات شما بالاتر از توان پردازش  برنامه های حسابداری شما باشد،گزارش گیری سخت تر خواهد شد. آنها حتی ممکن است در پردازش داده ناپایدارعمل کنند. پایگاه های داده آنها طوری طراحی شده است که مسئولیت رسیدگی به حجم بالایی از اطلاعات برای آنها سخت است. این به این معنی که شما یا باید دست به پاکسازی تاریخچه (که هیچ کس نمی خواهد به انجام آن تن دهد) و یا به از دست دادن برخی بهره وری های آن ها عادت کنید. اگر سیستم شما کند شده است،الان زمان در نظر گرفتن ارتقاء است.

۲.وابستگی شدید به اکسل: اگر نرم افزار حسابداری خود را تنها برای چاپ چک وصدور فاکتورهاو اسناد حسابداری مورد استفاده قرار می دهید و با استفاده از اکسل جهت پردازش داده ها و گزارش های خود استفاده می کنید ، پس آن نرم افزار حسابداری، خود به وضوح بیان می کند قابلیت های که شما به آن نیازدارید را ندارد. این به این معنی است که شما خود را در معرض خطر از دست دادن بهره وری و یا، بدتر، داده های غیر قابل اتکا ؛به دلیل تبدیل و یا ارسال داده ها و استفاده از سیستم های مکمل مانند اکسل قرار داده اید. در بهترین حالت، اطلاعات شما به موقع نیست و توانایی  برای تصمیم گیری خوب  به خطر میافتد. اگر گزارش گیری و تحلیل داده های شما وابستگی بیش از حد در اکسل و یا دیگر سیستم های مکمل دارد ، آن هم به معنی در نظر گرفتن ارتقاء است.

۳. کنترل های داخلی ضعیف:  در واحد های در حال راه اندازی و بسیاری از کسب و کارهای کوچک، مالکان و شرکا به طور فعال در بسیاری از معاملات کلیدی کسب و کار،دخالت دارند. از این رو، آنها دانش دست اول از همه فعالیت حسابداری را در اختیار دارند. اما هنگامی که کسب و کارها رشد می کنند، صاحبان دیگر نمی تواند در تمام معاملات درگیر باقی می ماند و آنها نیاز به نماینده و تفویض مسئولیت به دیگران دارند.در نتیجه،وجود کنترل های داخلی قوی، بسیار مهم است. اکثر برنامه های حسابداری کسب و کار کوچک امکان پیاده سازی کنترل های داخلی قوی را ندارد و در آنها کنترل های داخلی به خوبی اجرا نمی شود. کاربران، برای مثال، می تواند یک چک به کسی ارسال کنندو سپس معامله را حذف کنند ،به طوری که هیچ سابقه ای از آن وجود نداشته باشد. این توانایی حذف معاملات بدون امکان پیگیری توسط شما باعث می شود تا احتمال تقلب و دیگر مسائل جدی بالا برود. اگر نرم افزار شما امنیت رمز عبور قوی و اطلاعات مالی قابل ممیزی ندارد، پس زمان در نظر گرفتن ارتقاء است.

۴. نرم افزار خود را نمی توانید بر روی کامپیوتر های جدید اجرا کنید:این تعجب آور نیست.  با توجه به سرعت پیشرفت تکنولوژی های رایانه ای، شرکت ها اقدام به خریداری سیستم هی کامپیوتری جدید کنند. فقط برای پیدا کردن که نرم افزار خود را از رده خارج است و نمی خواهد در این سیستم عامل جدید را اجرا می شنوید. اگر این اتفاق بیفتد به شما، از آن زمان به روز رسانی نرم افزار خود را. حداقل، شما باید نرم افزار های موجود خود را به جدیدترین نسخه ارتقا دهید. قبل از انجام این کار، هر چند، ممکن است احساس تر می کند به جای که نرم افزار با یک راه حل قوی تر یا، بهتر است، یک راه حل مبتنی بر ابر. با نرم افزار حسابداری مبتنی بر ابر درست است، شما دیگر مجبور به مورد سازگاری سخت افزار کامپیوتر و یا ارتقاء نگران باشید. ابر رایانه شما می شود از کسب و کار IT، بنابراین شما می توانید بر روی کسب و کار واقعی خود تمرکز کنید.

۵. عدم توانایی در دسترسی به اطلاعات از راه دور: در فضای رقابتی امروز، این مهم است که شما بتوانید اطلاعات قابل اتکا و بهنگامی که به آن نیاز دارید،در جایی که شما به آن نیاز دارید را به دست آورید. اگر شما  نتوانید  از خارج از دفترکار به نرم افزارخود برای دیدن وضعیت  فروش، هزینه ها و سایر داده های کلیدی عملکرد خود درهر لحطه از زمان دسترسی پیدا کنید، پس شما را در یک نقطه ضعف رقابتی می باشید. اگرنرم افزار شما قابلیت دسترسی از راه دور را ندارد ، پس  احتمالا زمان آن فرا رسیده که به دنبال یک نرم افزار حسابداری قوی تر و، به ویژه، راه حل های مبتنی بر نرم افزار حسابداری جامع باشید.

۶. عدم یکپارچگی بین برنامه ها: برای بسیاری از سازمان ها و موسسات نرم افزار حسابداری تنها یکی از برنامه های کاربردی است که مورد استفاده قرار می گیرد، درحالی که اداره کردن فعالیتهای اصلی کسب و کار ممکن است به طور کامل با یک نرم افزار جداگانه،  از قبیل فروش تجارت الکترونیک،نرم افزار خرده فروشی،نرم افزارهای CRM، هزینه یابی شغلی،  حسابداری حمل و نقل انجام شود. با نرم افزار جامع حسابداری این برنامه های جداگانه می توانند به منظور اطمینان از گزارش به موقع و دقیق به راحتی با هم به تبادل اطلاعات بپردازند. به طور معمول  با نرم افزار کسب و کار کوچک این کار عملی  نیست. اگر شما دارای نرم افزارهای متفاوت که یکپارچگی ندارند،هستید، احتمالا زمان به روز رسانی است.

۷. پرسنل تغییرات IT: آخرین اما نه کم اهمیت ترین، علامت هشدار دهنده کلیدی در مورد زمان برای یک تغییر نرم افزارممکن است وقتی باشد که شما فرد پشتیبانی کامپیوتر خود را از دست بدهید. هنگامی که این اتفاق می افتد، موضوع فقط در مورد نرم افزار نیست، بلکه در مورد سخت افزار نیز می باشد. به جای اینکه سعی  برای پیدا کردن یک نیروی دیگرکنید که خدمات پشتیبانی از سیستم های شما را انجام دهد، در مورد احتمال حرکت به سمت برنامه های کاربردی، مانند نرم افزارهای جامع مالی فکر کنید. با انجام این کار، شما می توانید از شر دردسر IT خلاص شوید و، بنابراین می توانید بر روی کسب و کار خود تمرکز کنید ونه مسائل مربوط بهکامپیوترکه در تخصص شما نیست.در حال حاضر یک روند رو به رشد به سوی ابرنرم افزارهای مالی به دلیل مزایای بالقوه می تواند آنها وجود دارد.

اگر شما هر یک از این علائم هشدار دهنده را در کارخود مشاهده کردید، آنها را نادیده نگیرد. به احتمال زیاد زمان فکر کردن در مورد  یک تغییرساختاری فرا رسیده است. نگاهی به گزینه های پیش رو کنید. با فن آوری های مانند نرم افزارهای جامع مالی که امروز در دسترس هستند، منافع بالقوه برای شرکت شما، فراوان هستند. اجازه ندهید که  نرم افزارهای موجود، کسب و کار شما را به عقب براند.